PBX Phone System vs VoIP: Apa Perbedaan Utama Keduanya?

Saat ini, memilih sistem telepon bisnis yang tepat tidak hanya sekadar menghubungkan telepon di dalam kantor. Di era digital ini, perusahaan dihadapkan pada dua pilihan utama: PBX phone system vs VoIP. Masing-masing sistem memiliki karakteristik unik yang dapat memengaruhi produktivitas dan efisiensi bisnis Anda secara signifikan. 

Apakah Anda lebih memilih PBX dengan perangkat keras fisik tradisional, atau VoIP yang menawarkan fleksibilitas dan kemudahan penggunaan melalui internet? Artikel ini akan mengupas perbedaan utama antara PBX phone system vs VoIP, untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.

6 Perbedaan Utama PBX vs VoIP

Perbedaan antara VoIP and PBX terletak pada beberapa aspek, meskipun keduanya memiliki fungsi yang serupa dalam mengelola panggilan masuk dan keluar di sebuah perusahaan. Berikut ini adalah perbedaan utama antara keduanya yang perlu Anda ketahui.

1. Biaya Pemasangan

Pemasangan sistem telepon PBX biasanya memerlukan biaya besar dan proses yang cukup rumit. Anda perlu mengeluarkan uang di awal untuk membeli perangkat seperti power supply, router, telepon yang sesuai, headset, dan perangkat keras lainnya. Selain itu, biaya instalasi fisik, seperti pemasangan saluran telepon, juga tidak murah.

Berbeda dengan PBX, VoIP adalah pilihan yang jauh lebih hemat. Jika bisnis Anda sudah memiliki koneksi internet, Anda tidak perlu membangun infrastruktur baru. Anda hanya perlu menyiapkan router yang mampu mendukung panggilan VoIP, perangkat yang kompatibel seperti telepon IP atau bahkan laptop, tablet, atau ponsel, serta perangkat lunak khusus. Untuk pemasangan, cukup unduh aplikasi atau software, dan sistem sudah siap digunakan.

2. Biaya Bulanan

Implementasi sistem PBX memerlukan pengeluaran awal yang besar, seperti membeli server, router, gateway, dan telepon, serta biaya untuk pemasangan dan penyiapan sistem. Selain itu, biaya berkelanjutan untuk PBX termasuk lisensi perangkat lunak, biaya pemeliharaan, dan biaya saluran telepon tradisional yang dapat mencapai hingga 60% lebih tinggi dibandingkan dengan VoIP.

Di sisi lain, VoIP menawarkan biaya awal yang lebih rendah karena hanya memerlukan pembelian telepon IP. Penyedia VoIP biasanya mengenakan biaya langganan bulanan per pengguna, yang dimulai dari sekitar $18 hingga $25 (Rp288.00) – Rp400.000) per bulan. Paket ini sering kali sudah mencakup berbagai fitur tambahan, membuatnya lebih hemat biaya dibandingkan sistem PBX.

Dengan VoIP, bisnis dapat mengurangi pengeluaran operasional bulanan dan mendapatkan solusi komunikasi yang lebih fleksibel.

3. Kualitas Panggilan

Kualitas panggilan pada sistem PBX sangat bergantung pada perangkat keras yang digunakan. Jika router dan telepon yang dipakai memiliki spesifikasi tinggi dan sistemnya diatur dengan benar, kualitas panggilan biasanya akan memuaskan tanpa masalah berarti.

Berbeda dengan PBX, kualitas panggilan pada VoIP bisa sedikit lebih kompleks. Salah satu tantangan utama adalah ketergantungannya pada koneksi internet. Jika internet lambat atau tidak stabil, suara dalam panggilan bisa terdengar terputus-putus atau bahkan terhenti. 

Pengaturan router yang tidak tepat juga bisa memicu gangguan seperti jeda waktu atau delay yang mengganggu, hingga membuat layanan VoIP sulit digunakan. Selain itu, kualitas headset atau perangkat lunak panggilan yang digunakan karyawan juga turut memengaruhi hasilnya.

4. Skalabilitas dan Upgrade Mudah

VoIP menawarkan kemudahan dalam upgrade dan pengembangan sistem. Anda bisa dengan cepat beralih ke paket yang lebih tinggi, menambah perangkat telepon, atau memasukkan pengguna baru tanpa kesulitan. Menambahkan nomor telepon baru, termasuk nomor internasional, dapat dilakukan dalam hitungan menit, dan mengganti perangkat seperti router atau telepon dengan model yang lebih baru juga mudah. 

Bahkan, satu paket VoIP dapat digunakan di beberapa lokasi berbeda, serta memungkinkan penghapusan nomor telepon atau penurunan paket dengan mudah. VoIP juga menyediakan fitur-fitur tambahan yang sering kali sulit atau mahal untuk diterapkan pada sistem PBX. Selain itu, penyedia layanan VoIP bisa menyesuaikan fitur sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Sebaliknya, memperluas sistem PBX memerlukan biaya besar dan proses yang rumit. Pindah kantor berarti harus membangun ulang infrastruktur dari awal. Menambahkan pengguna baru bisa membutuhkan saluran tambahan, modul baru, atau perangkat dengan kapasitas lebih besar. Semua ini membutuhkan teknisi berpengalaman, dan setelah investasi dilakukan, kembali ke pengaturan lama hampir tidak mungkin. Penambahan fitur pada PBX juga membutuhkan biaya besar dan keahlian IT yang khusus.

5. Fleksibilitas

Fleksibilitas adalah kunci bagi bisnis yang ingin mempertahankan karyawan. Sistem VoIP menawarkan fleksibilitas ini karena sepenuhnya berbasis internet. Berbeda dengan sistem PBX tradisional yang memerlukan perangkat keras dan saluran telepon fisik di lokasi tertentu, VoIP memungkinkan pekerjaan jarak jauh dengan lebih mudah. Bisnis dapat dengan mudah dihubungi dari berbagai lokasi, memungkinkan untuk memiliki kantor di berbagai belahan dunia.

Jika perusahaan ingin mengganti penyedia, biasanya diperlukan pengeluaran tambahan untuk membeli semua perangkat keras baru agar sistem VoIP dapat kompatibel dengan peralatan dari penyedia baru tersebut. Hal ini membuat VoIP lebih fleksibel karena memungkinkan perusahaan untuk dengan cepat beradaptasi dan memperbarui sistem sesuai kebutuhan tanpa harus mengganti seluruh infrastruktur.

6. Reliabilitas dan Keamanan

Sistem PBX dapat diandalkan dan aman jika dipasang dan dirawat dengan benar. Karena tidak bergantung pada internet, sistem ini terhindar dari risiko serangan peretas. Namun, jaringan PSTN bisa terganggu akibat cuaca ekstrem atau insiden fisik, seperti kecelakaan yang merusak tiang telepon. Akibatnya, bisnis bisa kehilangan saluran telepon hingga masalah tersebut diperbaiki.

Sistem VoIP, di sisi lain, bergantung pada koneksi internet. Jika internet terputus, bisnis juga akan kehilangan kemampuan untuk melakukan dan menerima panggilan. Namun, solusi panggilan berbasis perangkat lunak masih dapat diakses melalui berbagai perangkat, seperti ponsel atau lokasi lain.

Dengan penyedia yang tepat, VoIP dapat menawarkan keamanan yang baik. Misalnya, CloudTalk menggunakan standar keamanan ketat untuk melindungi data pelanggan secara end-to-end.

PBX vs VoIP: Mana yang Terbaik bagi Bisnis?

Memilih antara VoIP atau PBX untuk kebutuhan telepon bisnis memerlukan pemahaman tentang kebutuhan serta anggaran perusahaan. PBX menggunakan saluran telepon fisik dan memerlukan investasi awal yang besar serta peralatan tambahan, dengan biaya perawatan yang cukup tinggi. Skalabilitasnya terbatas karena memerlukan penambahan jalur telepon fisik. PBX cocok untuk bisnis besar dengan tim IT yang terdedikasi, karena menawarkan kualitas panggilan yang lebih baik dan lebih dapat diandalkan.

Di sisi lain, VoIP memanfaatkan internet, dengan biaya berlangganan bulanan yang lebih kecil dan fleksibilitas tinggi. Tidak memerlukan investasi besar dalam perangkat keras, sehingga cocok untuk bisnis kecil atau menengah. VoIP menyediakan berbagai fitur tambahan seperti panggilan terusan dan integrasi CRM.

PBX phone system vs VoIP, memilih antara keduanya harus didasarkan pada ukuran bisnis Anda, anggaran, serta kemampuan TI yang dimiliki. Jika perusahaan Anda besar dengan tim IT yang terdedikasi dan dana untuk investasi perangkat keras, PBX mungkin lebih cocok. Namun, untuk bisnis yang lebih kecil dengan anggaran terbatas dan sumber daya teknis yang lebih sedikit, VoIP bisa menjadi pilihan yang lebih baik. Pertimbangkan juga fitur-fitur yang Anda butuhkan, apakah hanya yang dasar atau yang lebih canggih seperti analitik panggilan. Pemilihan ini harus didasarkan pada kebutuhan unik dan prioritas perusahaan Anda.

Optimalkan Sistem PBX Anda Sekarang bersama Ofon

Tingkatkan komunikasi bisnis Anda dengan sistem PBX dari Ofon. Kami siap mendukung Anda untuk memperoleh konektivitas yang lancar, kolaborasi yang lebih efektif, serta fleksibilitas yang luar biasa. Segera hubungi kami untuk menemukan paket yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Cegah komunikasi buruk yang menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Temukan solusinya sekarang!