Optimalkan Komunikasi Bisnis dengan Cloud Hosted PBX System

Seperti yang dikenal, PBX atau private branch exchange umumnya diinstal di kantor perusahaan. Tetapi, kini ada PBX yang dikelola secara remote di cloud database oleh penyedia layanan PBX, yaitu cloud hosted PBX system.

Memangnya apa bedanya dengan PBX yang umum dikenal? Kalau PBX tradisional yang operasionalnya di kantor, disebut sebagai on-premise PBX. Sementara untuk sistem PBX ini, server-nya beroperasi dalam cloud. 

Dengan beralih ke cloud-hosted PBX, komunikasi akan menjadi optimal, hemat biaya, dan perawatan yang mudah. Penasaran bagaimana sistem PBX bisa dikelola dalam cloud? Simak pembahasannya pada artikel ini.

Bagaimana Cloud Hosted PBX System Bekerja?

Cloud hosted telephony bekerja dengan menggunakan cloud database sebagai tempat server PBX beroperasi. Dari sini sudah jelas, bahwa PBX ini di-”hosted” atau dikelola oleh penyedia layanan PBX melalui cloud database.

Jadi, apa cara kerjanya berbeda dengan PBX on-premise? Perbedaan utamanya terletak pada panggilan yang akan menggunakan VoIP (Voice over Internet Protocol). Berikut cara kerja sistem PBX yang cloud-hosted:

• Pertama-tama, panggilan diinisiasi melalui IP phone atau softphone yang sudah di-setting di komputer. Bisa juga dengan perangkat lainnya.
• Panggilan yang masih bentuk sinyal analog lalu akan diubah menjadi data packet digital dengan VoIP. Tujuannya agar dapat ditransfer secara digital.
• Data ini lalu akan ditransfer ke server PBX yang berada di cloud database. Seperti biasa, PBX akan melakukan routing ke destinasi yang sesuai tujuan.
• Data lalu diubah kembali menjadi format audio yang sesuai, dan akhirnya sampai ke penerima panggilan.

Tentu saja, sesuai dengan namanya, proses transfer ini akan membutuhkan koneksi internet dan bandwidth yang stabil. Mau untuk melakukan panggilan secara inbound dan outbound, hingga untuk fitur komunikasi di PABX lainnya.

Keuntungan Utama Sistem Cloud Hosted PBX

Jadi, apa bedanya sistem cloud hosted telephony ini hanya sekedar memakai VoIP dan cloud database saja? Tentu tidak, karena perusahaan akan mendapat keuntungan yang tidak dimiliki PBX biasa, yaitu:

Pengalaman Komunikasi yang Ditingkatkan

Sistem telephony pada dasarnya dibuat untuk meningkatkan pengalaman komunikasi. Namun dengan cloud hosted telephony, pengalaman ini akan semakin diperkaya dengan:

• Suara audio dengan format yang lebih jernih. Kualitas audio dengan codec yang lebih advanced seperti G.729 dan Opus, akan memastikan kejernihan audio meski pada bandwidth yang terbatas.
• Komunikasi yang lebih fleksibel dan bisa di mana saja. Sistem VoIP pada cloud-hosted PBX, memungkinkan komunikasi lewat berbagai perangkat di lokasi yang berbeda.
• Fitur-fitur cloud-hosted PBX yang memperkaya komunikasi. Fitur seperti IVR (interactive voice response), intelligent call routing, dan UC (unified communications), akan memberikan rasa baru dalam telekomunikasi modern.

Peningkatan Reputasi Perusahaan

Jika perusahaan memiliki bisnis layanan digital yang mengedepankan komunikasi, maka cloud-hosted PBX adalah pilihan yang tepat. Ini karena komunikasi dalam bisnis seperti itu perlu dijaga kualitas audionya.

Kalau pelanggan merasa puas dengan kualitas audio saat melakukan komunikasi, maka reputasi perusahaan akan terjaga dengan baik. Pelanggan akan tetap loyal untuk menggunakan layanan digital bisnis tersebut.

Tidak hanya pelanggan saja, komunikasi yang baik juga dapat menjaga impresi dari investor. Perusahaan dapat membuat conference call untuk membuat keputusan bisnis, yang dapat dicerna dengan baik oleh semua pihak.

Pengeluaran yang Lebih Rendah

PBX tradisional yang masih on-premise, seringkali memakan biaya yang tidak sedikit. Tidak hanya sekedar instalasi hardware PBX-nya saja, perusahaan juga harus membeli hardware, dan menambah staf IT.

Dengan server PBX yang berada di cloud database, perusahaan tidak perlu membayar biaya instalasi maupun perbaikan. Sistem cloud ini adalah monthly subscription yang lebih murah, dari harga hardware PBX tradisional.

Adapun sistem langganan bulanan cloud-hosted PBX ini umumnya dari per extension atau user PBX. Fitur tambahan atau add-on juga akan dikenakan pembayaran per bulan dengan sistem per user.

Tidak Repot dengan Urusan Teknisi

Keahlian teknis atau technical expertise di bidang PBX, umumnya selalu dibutuhkan untuk mengelola telephony satu ini. Tetapi, kini perusahaan tidak perlu keahlian seperti ini lagi dengan cloud-hosted PBX.

Penyedia layanan PBX cloud akan mengelola urusan teknisi, yang sebelumnya dikelola perusahaan itu sendiri. Mulai dari perbaikan, pembaharuan security patch, hingga modifikasi pada komponen tertentu.

Cara Memilih Cloud Hosted PBX System yang Tepat untuk Bisnis

Keunggulan-keunggulan di atas membuat cloud-hosted PBX terlihat seperti pilihan terbaik untuk bisnis. Jadi jika perusahaan ingin memakainya, apa saja yang harus diperhatikan untuk cloud-hosted PBX?

Fitur vs. Tarif

Dalam menyediakan layanan subscription, ada yang dinamakan feature-based pricing. Ini adalah patokan harga atau tarif yang tergantung dari apa saja fitur yang dimiliki dalam layanan tersebut.

Penyedia layanan cloud-hosted PBX umumnya memiliki sistem seperti ini dalam bentuk paket. Dalam paket tersebut, perusahaan akan mendapat fitur spesial, berapa jumlah minimal extension, dan syarat tertentu.

Sebagian penyedia PBX cloud juga menyediakan add-on tambahan dengan pricing-nya tersendiri. Jadi, perusahaan harus betul-betul mengenali fitur yang diinginkan, dan apakah sesuai dengan harganya.

Software PBX

Setiap PBX—termasuk cloud hosted PBX system—memiliki software PBX-nya tersendiri. Untuk memilih PBX cloud yang tepat untuk bisnis, maka software ini juga harus bagus. Cara menilainya bisa dilihat dari:

• Tampilan user interface. Ini poin paling penting karena jika cloud-hosted PBX tidak membutuhkan keahlian teknis, orang yang awam harusnya lebih mudah memakainya.
• User experience. Software PBX yang bagus harus mudah untuk memproses perintah dari user, sehingga penggunaan PBX tersebut menjadi lebih efisien.
• Kustomisasi dan integrasi. Meski bukan perusahaan yang melakukannya, kedua hal ini tetap harus ada pada software PBX, supaya lebih mudah dan fleksibel untuk konfigurasinya.
• Adanya dokumentasi dari penyedia layanan PBX. Dokumentasi ini dapat menjadi guide untuk membantu perusahaan mempelajari apa saja fitur software PBX tersebut.

Skalabilitas

Semua penyedia cloud-hosted PBX akan mengklaim jika mereka menawarkan sistem PBX yang adaptif. Akan tetapi, perusahaan juga perlu teliti untuk memastikan jika sistemnya memang bisa dikustomisasi.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menanyakan tentang berapa lama proses pembaharuan dari kustomisasi pada PBX. Lalu apakah perusahaan perlu membayar dari penambahan kustomisasi tersebut atau tidak perlu.

Intinya, perusahaan perlu bertanya tentang paket atau produk yang mereka sediakan sebelum membeli. Penyedia layanan PBX cloud yang transparan, akan menambah nilai bonus terhadap penilaian ini. 

Dukungan Teknis

Dengan fakta bahwa cloud-hosted PBX tidak memerlukan technical expertise, perusahaan akan bergantung kepada dukungan teknis. Itu sebabnya penyedia layanan cloud-hosted PBX juga memberikan dukungan teknis.

Hanya saja, dukungan teknis yang diberikan juga harus lebih profesional dan bersertifikat. Ini untuk memastikan jika mereka dapat membantu perusahaan yang sedang mendapati masalah pada sistem PBX tersebut.

Selain dukungan teknis, ketersediaan customer care juga dapat menjadi penilaian yang tak kalah pentingnya. Perusahaan juga dapat bertanya jika dukungan-dukungan ini memiliki biaya tambahan, atau bebas biaya.

Kesimpulannya, cloud hosted PBX system akan membuat komunikasi bisnis menjadi optimal. Untuk cloud-hosted PBX terbaik, Anda dapat memilih Ofon Cloud PBX untuk optimalisasi yang lebih maksimal.