Panduan Praktis PBX Phone System Installation untuk Bisnis Anda

Tanpa panduan PBX phone system installation, memasang sistem telepon untuk bisnis akan sulit. Hal ini karena PBX adalah sistem telepon yang membutuhkan proses yang panjang, serta membutuhkan banyak waktu.

PBX atau PABX itu sendiri adalah jaringan telepon yang menghubungkan komunikasi antar user dalam bisnis. Setiap user akan dapat melakukan panggilan inbound, outbound, serta berbagai fitur komunikasi lainnya.

Di samping manfaatnya, PBX memiliki banyak komponen hardware yang perlu dipasang dan dikonfigurasi terlebih dahulu. Jika Anda ingin memasang PBX, maka Anda akan membutuhkan panduan PBX system installation.

Cara Instalasi PBX Phone System

Sebelum melihat panduan PBX telephone system installation di bawah, Anda perlu mempertimbangkan apa yang saat ini diperlukan dalam bisnis. Mulai dari jumlah tim, fungsionalitas, hingga fitur yang spesifik.

Sebagai contoh, jika Anda ingin fitur VoIP (Voice over Internet Protocol), maka Anda memerlukan PBX dengan fitur tersebut. Jika sudah dipikirkan matang-matang, ikuti panduan PBX installation di bawah ini:

1. Temukan Penyedia Layanan PBX Terpercaya

Langkah pertama adalah mencari penyedia layanan PBX, karena PBX tidak datang dengan sendirinya. Untuk menemukan penyedia layanan PBX terbaik, ada beberapa hal yang perlu dipikirkan, yaitu:

• Kualitas layanan selalu menjadi prioritas dahulu. Ini karena jika ada gangguan atau masalah di PBX, mereka dapat menemukan solusi dengan cepat.
• Harga yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Meski penyedia layanan PBX menyediakan keunggulan khusus, pilihlah yang memang Anda butuhkan.
• Tersedianya dokumentasi PBX telephone system installation. Ini supaya Anda dapat mengetahui cara konfigurasi sistem PBX yang dipakai.

2. Pilih Lokasi Pemasangan Unit Layanan Utama

Baik PBX analog maupun IP PBX installation, keduanya membutuhkan hardware yang disebut key service unit (KSU), atau unit layanan utama. Unit ini merupakan komponen yang memberi daya ke sistem telepon, dan menghubungkan panggilan telepon.

KSU umumnya dipasang di dinding, karena itu pastikan untuk memilih lokasi pemasangan KSU yang muat, dan tidak banyak benda sekitar. Alasannya karena nantinya, unit ini akan dipasang kabel telepon.

Untuk pemasangannya sendiri, penyedia layanan PBX umumnya memberikan tim profesional untuk memasang rak mounting ke dinding dengan bor. KSU lalu akan dipasang secara menempel di dinding. 

3. Pasang Kartu Sistem Telepon ke KSU Anda

Selanjutnya, Anda akan membutuhkan kartu sistem telepon yang akan dipasang ke unit layanan utama. Kartu ini memiliki fungsi untuk mengaktifkan fitur voicemail, yang dapat mengirimkan pesan suara melalui PBX.

Untuk memasangnya, kartu sistem telepon cukup dicolokkan ke bagian slot KSU dengan mudah. Dalam KSU itu sendiri sudah ada slot yang diberi label, untuk membuat Anda mengetahui dimana kartu ini dipasang.

4. Pasang Kabel Telepon ke KSU Anda

Setelah unit utama sudah dipasang, Anda sudah menjalani setengah dari panduan PBX phone system installation ini. Kini, langkah berikutnya adalah dengan memasang jaringan telepon dengan kabel fisik.

Penyedia layanan PBX akan memberikan kabel telepon yang sesuai dengan sistem PBX pilihan Anda. Kabel ini akan menjadi jaringan utama untuk sistem telepon PBX di bisnis Anda, baik untuk analog maupun berbasis IP.

5. Sambungkan Kabel Telepon ke Setiap Unit Telepon

Setelah mayoritas infrastruktur sudah terinstal dengan baik, sekarang waktunya untuk memasang unit telepon untuk sistem PBX. Umumnya unit telepon PBX—baik analog maupun IP PBX system installation—memiliki sistem “plug-and-play”. Caranya:

• Mula-mula pasangkan kabel telepon ke unit telepon, lebih tepatnya pada lubang atau port jaringan telepon.
• Pasang sisi lainnya pada KSU, agar memberikan unit telepon kemampuan untuk melakukan dan menerima panggilan.
• Lakukan hal yang sama dengan semua unit yang tersedia, agar semua user dapat melakukan komunikasi pada jaringan PBX.

6. Pastikan Sumber Daya Tersambung ke KSU

Karena KSU merupakan unit utama dalam memastikan komunikasi PBX terjaga, maka unit ini akan membutuhkan daya listrik. Maka itu, Anda harus memastikan unit ini tersambung ke power outlet, dan mendapat daya yang cukup.

Untuk memastikan KSU tetap mendapat daya, Anda dapat melakukan pengecekan berkala pada bagian lampu badan KSU. Jika lampu ini terus hidup setelah KSU dihidupkan, maka unit KSU sudah tersambung.

7. Lakukan Pengecekan Sistem PBX

Sebelum mengaktifkan sistem PBX, pastikan untuk mengecek jika seluruh infrastruktur yang diinstal semuanya sudah terpasang dengan baik. Caranya, Anda dapat mencoba menghidupkan semua unit telepon yang terpasang.

Apabila bagian lampunya hidup, maka semua unit telepon sudah terhubung dalam jaringan PBX. Selain itu, Anda dapat berkonsultasi dengan penyedia layanan PBX jika ada hal lain yang perlu dicek terlebih dahulu.

8. Ikuti Panduan Konfigurasi PBX Anda

PBX atau PABX system installation tidak hanya sampai pada pemasangan infrastruktur fisik, namun juga konfigurasi sistemnya. Untuk hal ini, ada beberapa konfigurasi yang umum Anda temui dalam PBX, yaitu:

• Software PBX, yang akan mengelola fitur-fitur dan sistem PBX pada bisnis Anda. Pastikan konfigurasi ini diikuti dengan cermat dan hati-hati.
• Akun user yang menggunakan unit telepon (extension) PBX. Mulai dari apa saja fitur yang dapat diakses, dan apa batasan yang dimiliki user tertentu. 
• Router dan SIP trunk, apabila Anda sedang mengikuti panduan IP PBX phone system installation. Kedua komponen ini akan dapat menghubungkan setiap unit telepon menggunakan VoIP gateway.
• Fitur dan integrasi dengan sistem lain, misalnya ingin menggunakan call forwarding, call record, auto attendance, hingga integrasi dengan CRM dan sistem phone lain.

Umumnya, penyedia layanan PBX akan memberikan panduan manual untuk membantu konfigurasi ini. Manual ini akan dapat membantu Anda memahami konfigurasi sistem PBX, sekaligus mengajarkan ke karyawan.

9. Jalankan Uji Coba Jaringan PBX

Langkah terakhir pada panduan PBX phone system installation ini adalah dengan melakukan uji coba. Seperti halnya mengetes jaringan internet, Anda dapat mengetes PBX dengan melakukan panggilan dahulu.

Tes panggilan secara inbound maupun outbound, untuk memastikan baik konfigurasi fisik maupun sistem PBX Anda sudah sempurna. Lakukan pengecekan untuk semua unit telepon lainnya, agar semuanya dapat melakukan panggilan.

Ofon: Penyedia Layanan PBX Terlengkap dan Terpercaya

Panduan PBX atau PABX installation di atas terlihat mudah, namun ada opsi lain yang semakin mempermudah instalasinya di bisnis Anda. Jawabannya yaitu dengan memilih penyedia layanan PBX terbaik Ofon.

Sebagai perusahaan telekomunikasi dengan pengalaman lebih dari 28 tahun, Ofon dapat meliputi semua kebutuhan sistem telepon bisnis Anda. Adapun beberapa layanan PBX yang Ofon sediakan yaitu:

• Menyediakan phone system yang lebih canggih dan hemat biaya melalui Ofon Cloud PBX. Anda tidak perlu khawatir dengan proses instalasi dan perbaikan, karena semuanya sudah ditangani Ofon.
• Memberi dukungan dan perbaikan ke sistem PBX jika Anda sudah melakukan instalasi. Layanan ini untuk sistem PBX lama yang sudah tidak mendapat dukungan lagi dari pihak resmi.
• Melakukan proses integrasi sistem PBX Anda ke berbagai sistem phone lain, platform UC (Unified Communications), dan CRM.

Maka itu, serahkan proses PBX phone system installation di bisnis Anda kepada Ofon. Anda akan merasakan manfaat berupa hemat biaya, dukungan tim profesional, hingga sistem PBX yang fleksibel untuk bisnis.