Solusi dan Tips Mengatasi Gangguan PABX Telepon di Kantor

Kompleksitas dari private automatic branch exchange (PABX), kerap membuatnya dirundung berbagai gangguan. Banyaknya macam-macam gangguan PABX membuat perusahaan perlu belajar bagaimana solusinya. 

Sebagai pemilik perusahaan, Anda tentu menyadari bahwa komunikasi itu merupakan hal penting. Sebab, tidak hanya untuk internal saja, Anda juga perlu berkomunikasi dengan pelanggan atau client yang butuh layanan Anda. 

Namun jika timbul masalah pada PABX Anda, komunikasi ini akan menjadi sulit. Client bisa saja lari ke layanan lain yang komunikasinya lebih mulus. Sebab itu, ketahui apa saja gangguan umum PABX dan juga solusinya, melalui pembahasan berikut. 

7 Gangguan Umum PABX dan Cara Mengatasinya 

Saat ini terdapat banyak macam gangguan yang dapat dialami dari PABX, baik dari audio, device, bahkan security. Berikut apa saja gangguan atau masalah teknis yang dialami oleh PABX secara umum: 

1. Kualitas Audio yang Bermasalah 

Sebagai phone system, audio merupakan hal terpenting bagi PABX. Jadi jika saja ada masalah terhadap kualitas audio dalam melakukan komunikasi, ini akan memberikan pengaruh yang besar bagi Anda. 

Adapun isu umum yang dapat membuat gangguan audio yaitu distorsi pada suara, yang dikenal sebagai jitter. Jitter pada PABX akan memunculkan efek patah-patah pada suara. Seperti ini jitter terjadi: 

• Saat berkomunikasi, PABX akan mengirim suara dari A ke B sebagai sinyal yang berupa data. Pas dikirim ke lokasi B, data diubah lagi menjadi sebelumnya. 

• Pada saat pengiriman data ini, terjadi gangguan seperti koneksi yang tidak stabil. Ini akan merusak kualitas data, sehingga hasil suaranya menjadi distorsi.. 

Lalu, bagaimana cara mengatasi gangguan PABX ini? Solusinya adalah dengan instalasi jitter buffer. Sistem ini akan menyimpan data secara bertahap, supaya jika ada delay, kualitas audio suara tetap sempurna. 

2. Tidak Ada Bunyi Nada Panggil 

Pernahkah Anda mengalami telepon PABX tidak berdering? Nada panggil atau dial tone pada PABX, dapat mendadak hening karena antara masalah pada hardware seperti kabel telepon, atau pengaturan PABX. 

Meski sebenarnya masalah ini tidak begitu krusial, namun tanpa ada dering dapat membuat keterlambatan dalam merespons panggilan. Jadi untuk mengatasinya, terapkan hal berikut: 

• Pastikan untuk mengecek apakah kabel teleponnya longgar atau ada bagian yang robek. Sebaiknya ganti dengan baru untuk memastikan. 

• Cek kembali seluruh perangkat PABX, bahkan hingga ke power supply-nya. Bisa jadi, power supply atau extension yang bermasalah.  

• Lihat kembali pengaturan-pengaturan di PABX Anda. Anda bisa meminta staf IT untuk memastikan jika ada kesalahan dalam pengaturan. 

3. Gangguan pada Sistem VoIP 

Bagi Anda yang memiliki PABX dengan fitur Voice over Internet Protocol seperti IP PBX, Anda mungkin pernah mengalami gangguan ini. VoIP menggunakan sinyal internet, dan seperti yang diketahui, koneksi di Indonesia tidak selalu stabil. 

Kendati demikian, koneksi tidak selalu menjadi biang keladi dari gangguan PABX ini. Bandwidth yang merupakan kecepatan transfer data per detik, dapat menjadi sumber masalah apabila rendah atau lagi high traffic. 

Lalu, bagaimana cara menyiasatinya? Anda perlu mengetahui seberapa besar bandwidth yang diperlukan untuk IP PBX dahulu. Ini bisa dicek berdasarkan jumlah panggilan, codec yang digunakan, dan adanya aplikasi lain yang memakai satu jaringan. 

Setelah itu, Anda perlu berkonsultasi kepada staf IT untuk melakukan pengaturan router optimal. Atau, Anda juga bisa berkonsultasi ke penyedia IP PBX Anda mengenai bandwidth yang dibutuhkan oleh PABX ini. 

4. Kesalahan dalam Konfigurasi 

Semua orang yang familiar dengan PABX, pasti mengetahui betapa kompleksnya pengaturan pada business phone system ini. Jika terdapat kesalahan pada konfigurasi saja akan dapat mengakibatkan: 

• PABX tidak bisa telepon keluar (outbound calls). Disebabkan karena extension tertentu tidak mendapat izin telepon keluar, phone line yang belum diregistrasi, atau salah routing. 

• Tidak dapat menerima panggilan. Disebabkan karena kesalahan dalam pengaturan trunk, atau kerusakan pada hardware atau PABX-nya. 

• Panggilan terblokir. Umumnya disebabkan karena di-blacklist dari penyedia SIP. 

Untuk mengatasinya, pastikan untuk mengikuti dokumentasi (manual guide) dari PABX yang diberikan oleh penyedianya. Lalu lakukan testing kembali untuk memastikan jika semuanya sudah berfungsi. 

5. Masalah pada Hardware 

Seperti pada alat mana pun, hardware dapat menjadi gangguan PABX yang sebenarnya cukup fatal. Hal ini dikarenakan kalau PABX-nya sudah tidak mendapat dukungan, maka akan sulit untuk mencari solusinya. 

Kendati demikian, hal itu bukan berarti PABX sudah tidak bisa diperbaiki lagi. Masih ada jalan keluar untuk menghadapi masalah pada hardware: 

• Jika sering pemadaman lampu, pastikan untuk melakukan pemeliharaan terhadap perangkat PABX. Atau, memakai backup battery jika tersedia. 

• Kalau masih ada update yang tersisa namun lupa di-update, maka segera perbarui softphone yang digunakan pada PABX. 

• Jika masih ada spare-part-nya, ganti perangkat seperti kabel telepon, router, dan power supply dengan yang baru. 

6. Sinyal yang Selalu Sibuk 

Bayangkan jika client atau customer tidak bisa menelepon perusahaan Anda berkali-kali. Alih-alih mendapat respon, yang terdengar hanyalah suara bunyi yang berulang-ulang. 

Sinyal sibuk (busy signal) ini umumnya disebabkan karena ada masalah dengan kabel telepon. Kemungkinan disebabkan karena aliran daya yang tidak tersambung dengan baik. 

Maka itu, Anda bisa mencoba melakukan restart dengan mencabut kabel listriknya selama satu menit. Pastikan juga semua perangkat sudah tersambung dengan daya dengan baik. 

7. Keamanan dari Akses Tidak Sah 

Meskipun PABX dianggap aman, bukan berarti keamanan mereka sempurna. Selama ada celah, Anda tetap bisa mendapat gangguan PABX dari oknum yang ingin mengintai data Anda. Begini cara-cara mereka melakukannya: 

• Menyusup ke keamanan PABX yang lemah, terutama tanpa ada multi-factor authentication (MHA) atau built-in firewall. 

• Mencoba menyuplai request, traffic, dan data yang berbahaya ke sistem PABX. Metode ini dikenal sebagai Distribution Denial of Service. 

• Mengintervensi voicemail atau panggilan yang berlangsung di antara dua perangkat (atau extension kalau internal). 

• Memasukkan malware ke server PABX berbasis cloud melalui komputer atau HP, yang mudah terkena jebakan. 

• Melakukan phishing dengan menjebak karyawan yang memiliki akses ke PABX. Umumnya dengan metode social engineering. 

Meski banyak caranya, namun Anda masih bisa mengatasinya. Pastikan untuk selalu mengaudit log aktivitas, ganti password secara berkala, dan kontrol siapa saja yang bisa mengakses jaringan PABX. 

Kelola Layanan PABX Anda dengan Ofon

Dipikir-pikir, mengelola PABX tidak semudah yang dibayangkan. Banyak sekali macam-macam gangguan—seperti sudah dijelaskan di atas—yang dapat mengganggu operasional bisnis Anda. 

Ditambah lagi, mencari teknisi atau staf IT yang dapat memperbaiki PABX telepon juga belum tentu mudah. Jadi apa solusi untuk semua ini? Tentunya dengan mengandalkan layanan Ofon. 

Ofon merupakan penyedia infrastruktur telekomunikasi yang memiliki layanan seperti phone system, SIP trunking, PABX berbasis cloud, dan kebutuhan telephony lainnya. Semuanya dilayani dengan kualitas terbaik. 

Ditambah lagi, Ofon juga memiliki dukungan customer dan technical yang sudah terlatih dan profesional. Anda dapat menjalankan operasional bisnis tanpa harus pusing dengan berbagai masalah PABX seperti di atas. 

Sebab itu, hindari gangguan PABX dengan mencoba Ofon sebagai partner dalam kebutuhan telekomunikasi bisnis Anda. Hanya dengan Ofon, Anda akan dapat berkomunikasi secara internal dan eksternal dengan lancar.