Cloud Based PBX System: Tingkatkan Sistem Telepon Bisnis Anda

Sistem telepon yang dikenal akan proses instalasi yang rumit, kini dipermudah dengan teknologi cloud. Cloud based PBX system ini memiliki beberapa manfaat yang lebih baik dibandingkan dengan PBX tradisional.

PBX atau private exchange branch adalah sistem telepon yang sudah menjadi standar dalam perusahaan. Terutama untuk perusahaan yang mengedepankan komunikasi antar karyawan, maupun ke pelanggan.

Akan tetapi, pemasangan PBX yang kompleks dan mahal, kerap membuat perusahaan baru berpikir ulang kembali. Lantas, bagaimana cloud PBX system dapat menghadapi tantangan tersebut? Simak penjelasannya.

Apa Perbedaan Cloud PBX dan PBX Tradisional?

Cloud PBX phone system merupakan telepon dengan komputasi awan, yang identik dikenal sebagai cloud. Berbeda dengan PBX tradisional, semua komponen hardware yang dipakai berada di server cloud.

Dengan fakta tersebut, akan ada berbagai perbedaan yang besar di antara keduanya. Inilah bedanya PBX yang masih tradisional dengan PBX berbasis cloud:

• Lokasi server cloud-based PBX berada di cloud, sehingga hanya bisa diakses dengan internet. Sementara itu, lokasi server PBX tradisional diinstal di kantor perusahaan, sehingga dapat diakses tanpa internet.
• Biaya instalasi cloud-based PBX bebas biaya, karena sistem pembayarannya per bulan. Sedangkan, PBX tradisional membutuhkan biaya untuk hardware dan instalasinya.
• Cloud-based PBX dikelola dan di-update oleh penyedia layanan secara langsung. Sementara itu, PBX tradisional mengharuskan adanya staf IT yang dapat mengelola PBX di kantor.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Cloud PBX?

Normalnya, perusahaan membutuhkan PBX untuk melakukan komunikasi secara inbound dan outbound dengan lebih terorganisir. Namun dengan cloud based PBX system, komunikasi ini akan lebih lengkap dan lebih efisien.

Sebagai contoh, PBX berbasis cloud akan memudahkan bisnis yang memiliki cabang di lokasi berbeda. Perusahaan tidak perlu menginstal hardware PBX di tiap kantor, karena semuanya terhubung secara cloud.

Lalu, sebagian karyawan yang bekerja secara WFH (work from home), juga dapat mengakses komunikasi PBX meski tidak di kantor. Ini karena PBX berbasis cloud dapat diakses melalui berbagai macam perangkat.

Terakhir, perusahaan yang ingin melakukan ekspansi atau pembaharuan, juga akan dapat melakukannya lebih mudah. Hanya tinggal meminta kepada penyedia layanan PBX cloud system.

Intinya, komunikasi dalam bisnis menggunakan cloud-based PBX akan lebih efisien dan simpel. Ibaratnya, perusahaan akan membuang kekurangan PBX tradisional, sambil mendapatkan manfaat yang baru.

7 Manfaat Cloud Based PBX System

Dengan perlunya cloud based PBX system untuk bisnis, kira-kira apa saja manfaat baru yang disebutkan tadi? Tentu saja banyak manfaat yang perusahaan dapatkan, yaitu:

1. Meningkatkan Efisiensi Biaya

Cost-efficient merupakan strategi yang diincar banyak perusahaan, untuk meningkatkan pendapatan bisnis. Strategi ini akan mudah didapatkan dengan PBX cloud system, karena sistemnya yang hemat di bagian:

• Pembayaran layanan PBX, karena perusahaan hanya perlu membayar per bulan tanpa membeli investasi perangkat hardware untuk PBX.
• Pengeluaran untuk staf IT, karena semua urusan PBX sudah ditangani oleh penyedia layanan PBX berbasis cloud.
• Pembaharuan sistem PBX, karena tidak perlu membeli perangkat custom add-on yang akan membutuhkan biaya besar seperti di PBX tradisional.

2. Memberikan Skalabilitas 

Perusahaan yang ekosistem kerjanya selalu berubah-ubah, akan memerlukan teknologi yang dapat beradaptasi dengan mereka. Bonus poinnya, teknologi yang dapat dibaharui atau diubah tanpa perlu biaya yang besar.

Dengan cloud based PBX system yang server-nya berada di cloud, maka perubahan apapun akan dapat dilakukan dengan mudah. Perusahaan akan dapat menambah extension atau menguranginya dengan leluasa.

Hal ini membuktikan jika PBX dengan sistem cloud tidak memiliki limitasi secara fisik. Tidak ada lagi yang namanya susah diubah akibat perlunya perubahan pada hardware fisik, seperti yang dihadapi PBX tradisional.

3. Memiliki Fitur yang Lebih Canggih

Cloud-based PBX merupakan teknologi yang canggih, jadi wajar jika sistem telepon ini hadir dengan fitur canggih. Jika PBX itu sendiri sudah memiliki banyak fitur canggih, maka PBX berbasis cloud hadir dengan fitur:

• Unified Communications atau UC, yang memungkinkan komunikasi antar perangkat seperti smartphone, desktop, dan extension phone.
• Virtual phone number, yang dapat mengamankan nomor telepon asli dari karyawan dan pelanggan saat berkomunikasi.
• Interactive voice response atau IVR, yang memberikan opsi respons dengan suara, untuk mempermudah komunikasi tanpa respons langsung CS.
• Intelligent call routing, yang dapat mengalihkan panggilan ke pihak yang tepat, sehingga meminimalkan waktu menunggu bagi pelanggan.

4. Menghemat Waktu 

Secara keseluruhan, memakai PBX yang server-nya berada di cloud akan menghemat waktu perusahaan. Mulai dari proses instalasi, perbaikan, pembaharuan, hingga jika ingin memodifikasi sistem PBX-nya.

Seperti yang diketahui, waktu adalah uang dalam bisnis, dan hemat waktu artinya perusahaan mendapat lebih banyak uang. Perusahaan akan dapat memiliki banyak waktu yang bisa dialokasikan untuk hal penting lainnya. 

5. Meningkatkan Kualitas Suara Panggilan

Dalam berkomunikasi secara real-time, perusahaan tentu ingin kualitas suara yang jernih. Di sini untungnya jika memakai cloud-based PBX, karena memiliki kualitas suara yang lebih baik.

Mengapa demikian? Karena umumnya penyedia layanan PBX memiliki fitur transcoding, dengan codec seperti G.729 dan Opus. Kedua format ini dapat mengirim suara yang jernih, meskipun dalam bandwidth terbatas.

Opus juga memiliki delay algoritma yang sangat rendah, dan dapat memberikan kualitas audio yang bagus meski bitrate-nya rendah. Efisiensi ini akan bermanfaat bagi perusahaan dengan VoIP traffic yang tinggi. 

6. Meningkatkan Keamanan dalam Komunikasi

Penyedia layanan PBX berbasis cloud juga menjanjikan keamanan yang lebih baik pada teknologi PBX tersebut. Sebagai langkah dasar, security patch dan update software akan selalu mendapat pembaruan dengan cepat.

Jika tidak cukup, perusahaan juga akan mendapatkan fitur enkripsi, dimana setiap panggilan akan sulit untuk diintersepsi. Hal ini akan membuat komunikasi dalam bisnis menjadi lebih aman, baik inbound maupun outbound.

7. Mengamankan Komunikasi Bahkan saat Terjadi Musibah

Dengan server PBX yang berada di internet, perusahaan akan dapat cepat pulih jika terjadinya bencana atau musibah. Misalnya seperti jika ada pemadaman lampu, atau jika terjadi banjir atau badai.

Penyedia layanan PBX juga akan menginformasikan perusahaan untuk membantu menanggulangi masalah ini. Dengan kata lain, komunikasi perusahaan tetap terjaga, meskipun di saat situasi yang tidak kondusif.

Hemat Hingga 60% dengan Ofon Cloud PBX!

Hemat, berkualitas, dan fleksibel, semua manfaat ini akan Anda rasakan dengan cloud-based PBX. Namun, Anda akan dapat lebih menghemat biaya telekomunikasi dengan menggunakan Cloud PBX dari Ofon.

Sebagai penyedia cloud PBX solutions, Ofon menyediakan PBX berbasis cloud yang dapat diintegrasi dengan nomor telepon bisnis Anda. Tidak hanya sekedar hemat hingga 60%, Ofon Cloud PBX juga memiliki kelebihan:

• Web-portal PBX management dan web-access call record yang dapat diakses secara remote.
• Sistem PBX cloud dengan model OPEX yang fleksibel, hanya perlu satu akun untuk management.
• Dapat diintegrasikan dengan platform komunikasi seperti UC, untuk komunikasi yang fleksibel.
• Support perangkat dan aplikasi yang mendukung format G.711, G.729, serta Opus.
• Dukungan tim profesional, dan keamanan layanan PBX yang sudah bersertifikat.

Dengan Ofon, Anda akan mendapatkan cloud based PBX system terbaik dan adaptif dengan pola bisnis Anda. Mau perusahaan masih kecil atau sudah besar, Ofon tetap mampu memenuhi kebutuhan komunikasi bisnis Anda.