Apakah anda sedang mempertimbangkan beralih dari sistem teleponi lama yang masih analog ke sistem teleponi yang lebih modern? Biasanya kita dihadapkan pilihan sistem teleponi modern antara lain Cloud PBX dan On-Premise PBX. Beralih menggunakan salah satu dari kedua sistem teleponi yang berbasis IP sama-sama lebih menguntungkan bila dibandingkan dengan sistem (analog) sebelumnya. Akan tetapi, terdapat perbedaan dan kita perlu mengenal keduanya dalam memenuhi kebutuhan penggunanya, baik dari kacamata perusahaan, karyawan, dan juga penelpon.
Apa itu Cloud PBX?
Cloud PBX atau Cloud VoIP, dikenal sebagai sistem telepon berbasis jaringan komputansi awan (cloud) yang diselenggarakan oleh Provider dengan menyediakan lokasi IP-PBX serta teknologi untuk mendukung layanan sistem telepon agar terhubung melalui jaringan internet. Perangkat akan tersambung dengan router dan server IP-PBX (termasuk di dalamnya panggilan, persinyalan, dan fitur lainnya) di lokasi yang disediakan. Penyedia Cloud PBX membebankan biaya bulanan termasuk biaya percakapan dan biaya fitur tambahan lainnya. Biaya-biaya bisa juga termasuk biaya panggilan per menit-nya dan tergantung pada tarif yang sudah ditentukan. Perusahaan mengetahui jumlah panggilan yang dilakukan untuk melihat perbandingan biaya secara efektif.
Apa itu On Premise PBX?
On-premise PBX dikenal sebagai sistem telepon IP-PBX. Hal tersebut mirip dengan sistem PBX tradisional yang berada di lokasi, seperti ruang peralatan komputer atau perangkat telepon. Perbedaan utamanya adalah routing IP dilakukan dengan teknologi yang cukup banyak. Persinyalan dilakukan dengan telepon IP terhadap server IP-PBX menggunakan kabel LAN. Panggilan dapat dilakukan melalui telepon tradisional sebagaimana VoIP menggunakan SIP Trunking. Gateway cards digunakan untuk menghubungkan sistem ke penyedia jasa telepon tradisional. Penyedia jasa bisa saja sudah memiliki layanan, dimana SIP Trunk dapat dikonfigurasi melalui Internet service telephone provider (ISTP). On-premise PBX berbasis sistem Asterisk adalah pilihan terbaik untuk dikarenakan fleksibilitas yang ditawarkan dengan menggunakan perangkat lunak open-source.
Cloud IP-PBX VS On-premise IP-PBX
Terdapat beberapa perbedaan antara 2 pilihan. Dengan mengetahui keunggulan dan keterbatasan membuat kita lebih mudah memilih pilihan terbaik untuk organisasi. Biaya, pengembangan (ekspansi), dan pertimbangan lainnya perlu diketahui untuk membandingkan Cloud IP-PBX dan On-Premise IP-PBX dalam kategori yang sama untuk mempelajari perbedaan besar di keduanya.
Biaya
Dengan membeli On-Premise sistem teleponi IP-PBX diperlukan perangkat keras, termasuk server dan beberapa kartu antarmuka (jika diperlukan) agar dapat dihubungkan ke telepon kantor dengan telepon IP. Cloud IP-PBX hanya diperlukan untuk membeli telepon IP, dilengkapi dengan router dan network switch yang sekiranya diperlukan untuk memastikan ketersedian slot untuk VoIP.
Cloud PBX:
• Minim biaya peralatan di awal dan pengaturan
• Kualifikasi jaringan ditentukan oleh pelanggan.
• Setiap penambahan dibebankan pada Pelanggan.
• Semua pengaturan fitur IP-PBX dilakukan oleh Pelanggan.
• Tidak perlu biaya perawatan IP-PBX, namun semua On-Premise termasuk telepon dan
perangkat jaringan adalah tanggung jawab Pelanggan.
• Pelatihan staf menjadi tanggung jawab Pelanggan.
• Rendah biaya pengeluaran bulanan
• Mudah untuk menambah jalur (lines) baru.
• Penambahan dan fitur baru sudah termasuk.
• Fitur tambahan seperti conferencing bisa menjadi biaya tambahan.
On Premise PBX:
• Biaya awal dan setting lebih besar
• Potensi biaya maintenance lebih besar
• Biaya bulanan diluar investasi lebih rendah
• Memungkinkan biaya telekomunikasi lebih hemat dengan SIP Trunk
• Provider menyediakan jaringan untuk On-premise IP-PBX
• Provider menginstall dan menyeting program On-premise IP-PBX
• Provider melatih user untuk menggunakan On-premise IP-PBX
IP phones umumnya memiliki fitur identik meski berbeda tampilan. Contohnya, IP Phone 12 Polycom 550 SoundPoint dapat digunakan pada On-premise IP-PBX maupun Cloud PBX sistem. Perangkat lain seperti server, software, routers maupun switch dan baterai cadangan dapat beragam tergantung pada kebutuhan masing-masing sistem. Anggaran berkisar $3,000 hingga $5,000 untuk pengadaan server beserta standar software dan card. Maintenance server Cloud PBX, mutlak akan menjadi kewajiban provider, yang mana pada On-premise PBX, akan menjadi biaya tambahan yang perlu dikeluarkan, bila tidak termasuk dalam paket pengadaan IP-PBX.
Biaya Ekspansi
Menambah pengguna pada On-premise PBX semudah menambah pesawat IP Phone terkecuali ada lisensi yang dibutuhkan. Pada Cloud PBX, penambahan IP Phone disertain dengan penambahan biaya setting dan bulanan di sisi Pelanggan. On-premise PBX dengan Asterisk membutuhkan administrator GUI interface, saat penambahan extension dibutuhkan.
Pertimbangan lain
Kepuasan adalah hal yang paling penting dalam pemilihan sistem, terlepas apakah Onpremise maupun Cloud PBX yang dipilih, kelebihan dan kekurangan dari kedua sistem tersebut adalah sebagai berikut :
Kelebihan Cloud PBX
• Provider menyediakan kemungkinan banyak fitur yang dibutuhkan Pelanggan
• Penyediaan fitur baru dapat disediakan oleh Provider, sehingga Pelanggan menjadi lebih mudah
• Memilih dan menghapus pengguna lebih mudah dan cepat
• Memindahkan sistem teleponi menjadi lebih mudah. IP Phone dapat dihubungkan langsung ke koneksi internet broadband.
• Cloud PBX menyediakan layanan controller atau berbagai software NAT yang akan membantu mengarahkan router.
• Menambal dan mengupgrade IP-PBX dilakukan oleh Provider
• Kegagalan koneksi tidak berpengaruh langsung pada proses operasional karena dapat diarahkan ke voice mail atau sambungan ke smart phone. Ini disebabkan karena tersedianya sarana back-up server di luar lokasi Pelanggan.
Kelebihan On-premise PBX
• Memberikan kebebasan untuk menambah atau mengurangi user sesuai keinginan
• Fitur open-source baru dapat ditambahkan tanpa lisensi
• Koneksi sebelumnya tidak perlu diganti
• VoIP trunks dapat ditambahkan untuk menghemat biaya percakapan
• Biaya pengadaan server terus berkurang
• Pelatihan Professional untuk staff dilakukan oleh Provider
Kekurangan for Cloud PBX
• Koneksi dan kualitas suara ditentukan oleh koneksi internet
• Kegagalan koneksi Internet menyebabkan gagal panggil (namun dapat disetting untuk diarahkan ke jalur lain atau koneksi ke smart phone)
• Fleksibilitas pada sistem terbatas
• Kostumisasi fitur mungkin lambat atau tidak tersedia, tergantung layanan Provider
• Biaya dapat bertambah seiring penambahan maupun pengurangan user
• Kestabilan provider bersifat operasional maupun finansial
Kekurangan On-premise IP-PBX
• On-premise IP-PBX membutuhkan kehandalan management Provider
• Ekspansi dapat menjadi rumit bergantu pada Provider
• Penyedia perangkat On-premise IP-PBX tidak menyediakan solusi penanggulangan gagal produksi
• Teknisi dapat dipanggil sesuai kebutuhan untuk mengupgrade dan memperbaiki sistem, namun membutuhkan biaya tambahan
• Mati listrik dapat menyebabkan PBX gagal melakukan panggilan, dan menghambat operasional, kecuali menggunakan SIP Provider.
Dengan melihat kelebihan dan kekurangan keduanya, memungkinkan untuk kita dapat memilih sesuai keinginan berdasarkan kebutuhan dan risiko yang dapat diterima. Kita dapat melakukan perbandingan yang mengakomodir kebutuhan dan kemampuan masing-masing sistem.
*sumber : https://www.voip-info.org/hosted-pbx-vs-on-premise-pbx/
May 2020